Privātuma politika
Šī politika apraksta, kā sistēmā Kopio tiek apstrādāti personas dati daudzdzīvokļu mājas pārvaldīšanas vajadzībām. Pēdējoreiz atjaunota 2026-08-29.
1. Pārzinis
Personas datu pārzinis ir Biedrība "Skolas 25 Jūrmala", reģ. nr. 40008349130, Skolas iela 25, Jūrmala, LV-2016, Latvija. Jautājumos par personas datu apstrādi rakstiet uz skolasielas25@gmail.com.
Kopio ir biedrības iekšējs rīks. To lieto biedrības valde mājas pārvaldīšanai; tā nav publiski pieejama pakalpojuma platforma.
2. Kādus datus apstrādājam
Dzīvokļu īpašnieki
Vārds, uzvārds, dzīvokļa numurs, platība, deklarēto personu skaits, e-pasta adrese un tālruņa numurs, aprēķinātās un apmaksātās summas, maksājumu atsauces numuri un skaitītāju rādījumi.
Darbinieki un pakalpojumu sniedzēji
Vārds, uzvārds, loma, personas kods, bankas konts, nodarbinātības veids, mēneša izmaksas un algas aprēķina rezultāti, kas nepieciešami darba devēja ziņojumam VID. Pašnodarbinātajām personām — saimnieciskās darbības reģistrācijas statusa pārbaudes rezultāti.
Bankas dati
Biedrības konta darījumi: datums, summa, maksājuma mērķis un darījuma partneris. Tie tiek izmantoti, lai ienākošos maksājumus sasaistītu ar konkrētā dzīvokļa rēķinu.
Ienākošie rēķini
Biedrības e-pastā saņemtie rēķini un to pielikumi, tostarp piegādātāja nosaukums, reģistrācijas numurs, bankas konts un summa.
3. Apstrādes mērķi un tiesiskais pamats
- Līguma izpilde un juridisks pienākums — komunālo maksājumu aprēķins un sadale, grāmatvedības uzskaite, nodokļu ziņojumi. Pamats: Dzīvokļa īpašuma likums, Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums, Grāmatvedības likums un nodokļu normatīvie akti.
- Leģitīmās intereses — maksājumu saskaņošana ar bankas izrakstu, parādu uzskaite un krāpniecisku rēķinu atklāšana.
- Piekrišana — piekļuve bankas kontam tiek dota ar valdes locekļa apstiprinājumu bankā un ir atsaucama jebkurā brīdī.
4. Bankas datu piekļuve
Bankas konta datiem piekļūstam ar Enable Banking Oy starpniecību — tā ir licencēta konta informācijas pakalpojuma sniedzēja (AISP) saskaņā ar PSD2. Piekļuve ir tikai lasīšanas režīmā: sistēma redz konta darījumus, bet nevar veikt vai parakstīt maksājumus. Bankas pieejas dati (Smart-ID, eParaksts, internetbankas parole) netiek ievadīti Kopio un sistēmai nekad nav pieejami — autentifikācija notiek bankas pusē.
Piekļuve saskaņā ar PSD2 ir spēkā līdz 90 dienām un pēc tam jāapstiprina no jauna. To var atsaukt jebkurā brīdī internetbankā vai rakstot uz iepriekš norādīto e-pastu.
5. Izejošie maksājumi
Sistēma sagatavo maksājuma uzdevumus, bet tos neparaksta un neizpilda. Maksājumi nonāk bankā kā neapstiprināti un tos autorizē persona ar paraksta tiesībām biznesa internetbankā. Kopio rīcībā nav līdzekļu, ar kuriem varētu pārskaitīt naudu no biedrības konta.
6. Datu saņēmēji un apstrādātāji
- Vercel Inc. — lietotnes mitināšana. Servera funkcijas darbojas Frankfurtē (ES).
- Neon Inc. — datubāze, mitināta Frankfurtē (ES).
- Enable Banking Oy (Somija) — bankas konta informācijas saņemšana.
- Google Ireland Ltd. — biedrības e-pasta konts, no kura tiek nolasīti ienākošie rēķini.
- Anthropic PBC (ASV) — rēķina pielikuma teksts tiek nosūtīts valodas modelim, lai noteiktu, vai dokuments ir rēķins. Šī ir datu nosūtīšana ārpus ES; nosūtīšana notiek, pamatojoties uz standarta līguma klauzulām. Pielikumos var būt piegādātāja pārstāvja vārds un kontaktinformācija.
Datus nenododam trešajām personām mārketinga nolūkos un nepārdodam tos. Datus varam nodot valsts iestādēm, ja to prasa normatīvie akti — piemēram, VID nodokļu ziņojumu ietvaros.
7. Glabāšanas termiņš
Grāmatvedības attaisnojuma dokumentus un ar tiem saistītos datus glabājam Grāmatvedības likumā noteikto termiņu. Bankas darījumu datus glabājam tik ilgi, cik nepieciešams maksājumu saskaņošanai un grāmatvedības uzskaitei. Datus, kas vairs nav vajadzīgi nevienam no minētajiem mērķiem, dzēšam.
8. Jūsu tiesības
Jums ir tiesības piekļūt saviem datiem, pieprasīt to labošanu vai dzēšanu, ierobežot apstrādi, iebilst pret apstrādi un saņemt datus strukturētā formātā. Pieprasījumu sūtiet uz skolasielas25@gmail.com.
Ja uzskatāt, ka jūsu dati tiek apstrādāti nepamatoti, jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.
9. Izmaiņas
Šo politiku varam papildināt. Aktuālā versija vienmēr ir pieejama šajā adresē, un tās atjaunošanas datums norādīts lapas sākumā.
Privacy policy (English summary)
Kopio is an internal tool used by Biedrība "Skolas 25 Jūrmala" (reg. no. 40008349130) to manage a residential building in Jūrmala, Latvia. It processes apartment owners’ contact and billing data, staff and supplier payment details, incoming supplier invoices, and the association’s own bank transactions.
Bank account access is provided by Enable Banking Oy, a licensed PSD2 account information service provider, and is read-only. The application cannot initiate or sign payments; outgoing payment orders are delivered to the bank unsigned and must be authorised by a person with signing rights in the bank’s own environment. Banking credentials are never entered into or seen by this application. PSD2 access lasts up to 90 days and can be withdrawn at any time.
Data is hosted in the EU (Frankfurt). Invoice attachment text is sent to Anthropic PBC in the United States for the sole purpose of determining whether a document is an invoice. Contact skolasielas25@gmail.com to exercise your rights under the GDPR, or complain to the Latvian Data State Inspectorate.